словарь
Все слова
20 Сен

Бюджет расходов на персонал

Бюджет – это календарный план доходов и расходов организации, сформулированный в стоимостных и количественных величинах для принятия решений, планирования и контроля в процессе управления деятельностью компании.

Какие бюджеты бывают?

Основные (сквозные) бюджеты:

  • БДДС (бюджет движения денежных средств),
  • БДР (бюджет доходов и расходов),
  • ББЛ (бюджет балансового листа).

Операционные бюджеты: бюджеты линейных и функциональных подразделений.

Когда мы говорим о бюджете службы персонала, то имеем в виду операционный бюджет подразделения  по управлению персоналом.

 

Бюджет расходов на персонал должен опираться на стратегию развития Вашей компании.

 

Допустим, в 2015 году Вы планируете уйти из какого-то региона или рыночного сегмента. Возможно, Вам придется сокращать персонал, а значит, компания понесет расходы на выплату выходных пособий, компенсаций за неиспользованные отпуска. Очевидно, что без учета подобных планов будет невозможно сформировать расходную часть бюджета. Если же Вы, напротив, запланировали открытие филиала, то Вам потребуются новые работники, следовательно, возрастут расходы на рекрутинг, обучение и оплату труда.

 

Достаточно часто бывает, что к моменту формирования бюджета все планы компании еще не определены (или они недостаточно конкретны). Выходом из такого положения является создание инвестиционного бюджета. В этом бюджете отдельно учитываются все расходы (в том числе на персонал) по новым проектам и отдельно – все, относящиеся к запланированной деятельности.

 

Как Вам оценить адекватность бюджета расходов на персонал?

Необходимо обращать внимание на следующее:

  • на колебания затрат по отдельным статьям;
  • на корреляцию статей бюджета между собой.

Основная статья бюджета любой компании – это фонд оплаты труда, а также налоги с ФОТ. Эти расходы составляют более 90% бюджета.

 

На что следует обращать внимание при анализе бюджета расходов на персонал?

 

Статья «Фонд оплаты труда»

Динамика роста, непредвиденные расходы. Динамика роста фонда оплаты труда должна быть пропорциональна росту численности сотрудников (информацию об увеличении численности следует отражать в бюджете справочно).

 

Статья "Премии" 

Во многих компаниях, независимо от их размера, величина премии соотнесена с размером заработной платы. Например, тринадцатая зарплата или премия (квартальная, полугодовая, годовая) определяется как некое количество месячных заработных плат. Инструменты оценки правильности данной подстатьи бюджета аналогичны применяемым и для оценки ФОТ. Возможна, однако, и другая методика расчета: размер премии привязан к результатам, а не к фонду оплаты труда.

 

Статья «Социальные выплаты и льготы»

Затраты на социальные льготы, гарантии и компенсации делятся на две группы: выплаты в связи с каким-либо событием (рождение ребенка, свадьба, необходимость операции) и выплаты, размер которых можно для каждого сотрудника определить до начала отчетного периода (например, затраты на добровольное медицинское страхование).

 

Статья «Подбор персонала»

Если в Вашей компании планируется открытие новых офисов, филиалов, торговых точек, то очевидно, что перед их открытием в бюджете может быть всплеск (увеличение) расходов на подбор персонала.

 

Статья «Обучение и повышение квалификации персонала»

Оценить адекватность этой статьи будет проще руководству компании, который поручил подразделению по управлению  персоналом компании зафиксировать в документе хотя бы основные принципы, по которым организуется обучение. Очевидно, что чем больше стихийности, тем менее прогнозируем бюджет. И если системы, по которой строится обучение, в Вашей компании нет, то единственно возможный способ оценки правильности бюджета – запросить у того, кто формировал эту статью расходов, подробный перечень планируемых трат с указанием цели обучающих мероприятий и причин выбора именно этой обучающей компании.

 

Статья «Корпоративные мероприятия»

Первое, на что Вам надо обратить внимание: затраты на проведение корпоративных мероприятий должны быть запланированы, исходя из принципа планирования, принятого в компании. Например, расходы на празднование Нового года могут быть распределены, исходя из периода фактических трат: 70% – в октябре, 30% – в декабре. Либо расходы могут быть запланированы, исходя из периода предоставления отчетных документов: 50% - предоплата в ноябре, 50% - в декабре, отчетные документы датированы декабрем, следовательно, планировать расходы на проведение корпоративного мероприятия необходимо  в декабре.

Также стоит обратить внимание, поменялась ли сумма по сравнению с прошлыми годами.

 

Статья «Командировочные расходы»

Обычно в статью командировочных расходов включают траты на поездки тех, кто будет заниматься обучением в регионах, а также расходы на посещение выставок, связанных с деятельностью компании. Оценить адекватность заложенной суммы можно, спросив ответственного, какую схему организации обучения предусмотрели. Например, обучающий сотрудник может объехать все филиалы и провести курс много раз. А можно собрать всех учащихся в одном городе или обучать персонал небольшими группами – скажем, всех сотрудников северо-западных подразделений в Петербурге, а сибирских – в Красноярске. Еще вариант – записать видеокурс и разослать его в филиалы. Согласитесь, что расходы при выборе любого из этих способов организации обучения будут сильно отличаться.

 

Статья «Прочие расходы»

Сегодня большинство руководителей борется со статьей «Прочие расходы». Если она все же окажется в бюджете, ее размер не должен превышать 3% от совокупных затрат на персонал (а при наличии зафиксированных в документах регламентов и процедур больше и не понадобится).

 

Какие составляющие могут быть в бюджете (исходя из специфики компании)?

  • Бюджет фонда оплаты труда
  • Бюджет обеспечения деятельности (канцелярия, коммунальные, связь, работоспособность оргтехники);
  • Бюджет привлечения, подбора, отбора, найма, ротации персонала;
  • Бюджет адаптационных мероприятий по персоналу;
  • Бюджет оценочных мероприятий по персоналу;
  • Бюджет обучения и развития персонала;
  • Бюджет командировочных расходов, связанных/не связанных с развитием персонала;
  • Бюджет развития корпоративной культуры компании;
  • Бюджет на социальные программы компании (социальный пакет, материальную помощь, займы сотрудникам);
  • Бюджет на приобретение периодических изданий и специальной литературы;
  • Бюджет работы с подрядчиками (консультанты, тренеры, учебные центры, рекрутинговые агентства и т.п.);
  • Бюджет на нормирование труда и развитие моделей мотивации и стимулирования персонала;
  • Другие виды выделенных бюджетов, зависящие от специфики компании (например, бюджет «Школа директора» или бюджет «Поддержка молодых специалистов»).

Как показывает практика, финансирования деятельности подразделения по управлению персоналом в достаточном объеме добиться сложно, но реально. Главная трудность, которую предстоит преодолеть на этом пути, – научиться обосновывать структуру бюджета и отдельных статей, а также размер предполагаемых расходов.

 

Наличие в компании бюджета HR-подразделения позволяет решить следующие задачи:

  • добиться четкости в формулировке целей работы с персоналом;
  • повысить прозрачность деятельности кадровой службы и показателей отчетности;
  • сделать понятным для руководства, сколько «стоит» содержание самого HR-отдела;
  • формализовать расчет таких важных для кадровой политики показателей, как стоимость подбора специалиста, его удержания и развития.